Una caja de herramientas para gestionar conocimiento

Muchas personas llevan años intentando buscar un sistema para organizarse. Agendas y calendarios para organizar tareas y citas, Bullet Journals y otros sistemas como GTD para organizar cualquier aspecto de la vida y para llevar cuenta de hábitos, horarios, libros leídos y series vistas. La gestión de tareas está muy presente en nuestras vidas, empezando con ese hábito de apuntar los deberes en la agenda que intentaron inculcarnos en el colegio.

El foco en la gestión del conocimiento personal (en inglés, Personal Knowledge Management) está mucho menos presente en nuestros conceptos de productividad y los métodos que sí que conocemos suelen venir de la época escolar también: subrayar, resumir, hacer esquemas, apuntar cosas que nos interesan en una libreta.

Hasta hace relativamente poco tiempo la información y el conocimiento eran bienes escasos de difícil acceso. No hablo ya del siglo III a.C., en el que los reyes de Egipto se empeñaron —a toda costa— en juntar todos los libros del mundo en la biblioteca de Alejandría:

En la época del gran proyecto alejandrino, no existía nada parecido al comercio internacional de libros. Estos se podían comprar en ciudades con una larga vida cultural, pero no en la joven Alejandría. Los textos cuentan que los reyes usaron las enormes ventajas del poder absoluto para enriquecer su colección. Lo que no podían comprar, lo confiscaban. Si era preciso rebanar cuellos o arrasar cosechas para hacerse con un libro codiciado, darían la orden de hacerlo diciéndose que el esplendor de su país era más importante que los pequeños escrúpulos.

Irene Vallejo (El infinito en un junco, Editorial Siruela)

Al principio de los 90, en mi infancia, cuando todavía no teníamos esto de internet, si en casa nos interesaba un tema no había por qué degollar a nadie, pero teníamos que ir a una biblioteca o a una librería y conformarnos con lo que encontráramos allí. O mirar el catálogo del Círculo de Lectores (gracias mamá por pedirme Harry Potter en 1996 pensando que me gustaría, acertaste).

Hoy en día sufrimos de abundancia informacional que, a veces, más que ayudar, paraliza. Es difícil encontrar contenido de calidad en Google, los primeros resultados suelen ser información convencional, artículos optimizados por SEO y por el algoritmo que se quedan en la superficie y no te aportan mucho.

Nuestro desafío hoy en día es otro que el de Alejandría y que el de principios de los 90. No necesitamos ir a buscar información, sino tener los sentidos arácnidos de relevancia y calidad muy afinados; ser conscientes de lo que pasa a nuestro alrededor y de aquella información que nos sorprende, nos llena, que intuimos que nos va a aportar.

Para recordar una tarea y apuntarla en tu agenda solamente hace falta que la tengas en la mente. El conocimiento es diferente, está por ahí pululando. Conversaciones, podcasts, talleres, libros (digitales y en papel), vídeos en YouTube, documentales, series y películas de Netflix, emails, artículos, dibujos, esquemas, post-its, mapas mentales, fotos, un tuit, tu diario, documentos de todo tipo… son tantas las fuentes de conocimiento que no podemos saber por dónde va a llegarnos.

Para gestionar de forma eficiente la información y el conocimento que es relevante para ti y para tu trabajo y no abrumarte con todo lo que consumes, es necesario contar con un sistema para poder trabajar e interactuar con ese conocimiento. Hasta hace poco tiempo yo no tenía ningún sistema para guardar lo que me interesaba y era frustrante porque no sentía que tuviese bajo control la información que consumía. No tenía un proceso para guardar pasajes de libros que me interesaban más que subrayándolos y rezándole a la virgen para que se me apareciera para recordarme ese párrafo tan útil para el artículo que estoy escribiendo.

Mi proceso de gestión del conocimiento hoy, a 13 de septiembre de 2020, es este (¡iré actualizando este apartado cuando vaya actualizando mi sistema!):

Leyenda: amarillo (información entrante), rojo (aplicaciones que sincronizan / envian información), azul (herramientas centrales en las que guardo y en las que interactúo con el conocimiento)

Notion

Notion es una aplicación muy versátil, su eslogan es «All-in-one workspace» (espacio de trabajo todo en uno) La puedes descargar y abrir desde tu escritorio y también se sincroniza en el navegador o en la aplicación en el móvil o tableta. ¡Es gratis!

Es mi herramienta central en la que guardo todo el conocimiento relevante para mis proyectos y mis intereses. El sistema de organización que utilizo es PARA (en esta entrada puedes saber de qué va esto de PARA).

Si os interesa saber más sobre Notion, os comparto un proyecto que acaba de arrancar en el que Elena Madrigal os explica cómo funciona la herramienta desde cero. Una maravilla: https://aprendenotion.com/

Readwise

Con ayuda de Readwise sincronizo todos lo que subrayo en los ebooks que leo en el Kindle. Lo he conectado con mi cuenta de Notion para que se exporten automáticamente.

Read later app

El concepto de read later app es que puedes guardar artículos, páginas web, vídeos, etc. que te encuentras o te envían pero a los que no tienes tiempo de prestar atención en ese momento. Yo he usado Instapaper durante unos meses pero la verdad es que ha sido más un cementerio de artículos que una read later app, así que ahora uso el Web Clipper de Notion con el que guardo en una página (de Notion) lo que me interesa. Veremos si tiene sentido o si también es un cementerio. Os informaré cuando haya probado este método durante un par de meses.

iPad

En el iPad uso dos aplicaciones para hacer esquemas, mapas mentales, dibujos, garabatos con el Apple Pencil… Se llaman Procreate (app de ilustración) y Notability (app de notas). Con Procreate he hecho el mapa de mi sistema que he puesto más arriba.

Google Calendar + Papel

Uso Google Calendar para todas mis citas, reuniones y recordatorios de fechas importantes. Para apuntar mis tareas uso Leuchturm 1917 con la cuadrícula de puntitos. Uso una hoja completa por semana, a la izquierda hago una vista general de la semana (pero todo lo importante está en el calendario de Google) y las prioridades. A la derecha escribo las tareas que he migrado de la semana anterior y las que van surgiendo durante la semana (estilo Bullet Journal).

Herramientas que uso para colaborar

Roam Research es una herramienta con una estructura nada jerárquica (no hay carpetas, ni páginas) en la que puedes tomar notas y enlazar conceptos usando [[ ]]. En esta entrada explico cómo la uso de forma colaborativa y añado el enlace al espacio público que tenemos Roman y yo para que podáis echarle un vistazo.

Hypothes.is es una herramienta de anotación y subrayado en la web. Puedes comentar un artículo de forma colaborativa (también en solitario). Roman y yo lo usamos para comentar artículos que nos interesan a ambos y empezar discusiones sobre temas concretos. Es una forma de leer muy interactiva y nos esforzamos en comentar y subrayar lo más relevante para nuestros proyectos.

Las notas que tomo de libros físicos, audiolibros, podcast, talleres y cursos y otras fuentes de información y conocimiento como conversaciones, mi diario, canciones… no las tengo automatizadas. Tecleando que es gerundio. A veces me doy cuenta de lo valioso que es no tenerlo todo automatizado. Saboreo e interiorizo mucho más que copiando lo que he subrayado en el kindle de una plataforma a otra.

Escribid en los comentarios vuestro abanico de herramientas, si las tenéis, y si no, espero que os ayuden las mías para que toméis inspiración para vuestro sistema.